経理の無駄を洗い出すページ

◇ 会社の金庫に現金なんて持っていませんか？

会社に現金があればミスも増えますし、出し入れや残高確認作業で人手も手間もコストもかかります。
会社に現金は不要です。現金支出が発生すれば社長や従業員が個人で立て替えて払うだけです。
立て替えた分は、立て替えた人が｢立替経費計算書｣に記入し、月に１回会社に請求し、給料と合算して振り込んでもらえば済む話です。
給料明細に項目を追加するだけで、余計な振込手数料もかかりませんしこれ以上ない効率化が図れます。

◇ 経理処理には簿記の知識が必要だと思っていませんか？

今は会計ソフトを思いっきり利用する時代です。簿記の知識はパソコンの中に入ってますし、簿記の処理はソフトがやってくれます。
毎月の仕訳はパターン化して登録できるので、最初に仕訳を登録してしまえば、後はボタンひとつで呼び出せます。経理の仕事はココに毎月の数字を入れるだけなのです。
最初の仕訳パターンの際に会計事務所が確認しておけばその後の処理はミスも減りますし、スピードもグンと上がります。

ちなみにパターンの登録方法は支払先毎にまとめて登録するのがポイントです。
また消費税は内税で入力してあとは会計ソフトに任せてしまえばすごく楽になるのもポイントです。市場には数万円でかなりの数の会計ソフトが出ています。弥生やＪＤＬや会計王、勘定奉行などなど。
幣事務所も複数の会計ソフトを使用していますが、まだ未購入の場合のお勧めは｢弥生｣かなと思います。素人でもプロでも使い易さという点では少し抜きん出ている感じがあります(あくまで個人的感覚なので絶対というわけではありませんが）。

◇ ほぼ毎日のように伝票や帳簿を付けたりしていませんか？

たいていの中小企業は１ヶ月の処理を１日あれば入力できます。というより、これができないのであればどこかに無駄があると言えます。現金がなければ尚更簡単に処理できてしまいますね。
賢い会社は支払日も１日に絞って相手先に指定しています。処理は楽になりますし、この支払日を入金日の後にすることで資金繰り上有益になります。
また買掛帳や売掛帳を手書きやエクセルで作っている会社も多いですが、よほど複雑でない限り会計ソフトで一発で出力できてしまいます。

◇ 顧問税理士が経理合理化を追求してくれていますか？

複雑に見える会計処理を行ってる税理士ははっきり言って時代遅れです。伝票を切ってから会計入力してチェックして、なんてことをやってるとコストがかかりすぎます。ちょっとぐらいミスしてもいいから安く済む提案が必要なんです。
税理士報酬を確保するには処理自体を難しく見せる必要がありますが、会計って思った以上に簡単で楽なもの。
パソコンソフトと少しのコツさえ掴めば会計事務所は決算以外は不要です。

◇ 間違いゼロの完璧な経理処理を求めていませんか？？

経理処理に手間をかけても利益が増えることはなく、その逆です。ミスのない完璧な処理には多大なるコストを要します。
100円のボールペン購入の処理はどうでもよくて、１０００万円の売上案件を間違えずに計上できてればＯＫです。
小さなミスがあってもいいんです。大きなポイントで間違えなければ致命的な問題には繋がらないと思います。

◇ 月次決算を細かく細かくやっていませんか？？

経営判断に必要なのは｢今、いくら使うことができるのか？」をいかに早く掴むかです。
売上や利益の月次比較なんて経営者は体で掴んでいるはずですし、損益分岐点や流動資産比率等の難しい分析は中小企業にはほとんどが無意味です。

◇ 何も考えずに引き継いだ経理処理をそのままやっていませんか？

｢なぜこの帳票を作っているのか？｣
｢この書類は誰が何の目的で使うために作っているのか？｣

こうやって一つずつ自問自答してみて下さい。
｢前任者や先代がやっていたからそのまま続けている｣なんて思ってしまったら、そこには確実に切り込む余地があります。

◇ 伝票や帳簿を手書きで記入して、それを入力なんてことしてませんか？

手書きの伝票を書いてしまった時点で非効率化の象徴になります。
昔ながらの会社に多いのですが、毎日のように手書きで振替伝票を作った上でこの伝票を会計事務所に渡して入力してもらっているケースがあります。
二度手間です。会計事務所への無駄なコストも発生します。
手書きの伝票を書く実力があるのであれば、簡単に会計ソフトに入力でき、それで終わりです。会計事務所に頼むことなんて何もありません。

◇ どんな取引も１件ずつ処理していませんか？？

立替経費計算書やクレジットカード決済を利用すること、つまり、現金取引を少なくすると自動的に会計仕訳数が減ります。
立替経費計算書のタクシー代の合計金額だけを仕訳処理すればいいのです。クレジットカードの消耗品費合計額を一つだけ仕訳すればいいのです。
あとは、立替経費計算書参照、カード明細参照とするだけで仕訳数はグンと減ります。
２０回タクシーに乗っても、会計処理はたった１行です！

◇ 勘定科目がやたらに多くなってませんか？

消耗品費でも雑費でも事務用品費でも経費は経費です。どれにしようか悩むのは時間の無駄です。おおよそ合っていれば細かく考える必要は全くありません。

◇ 切符を買ってる人が社内にいませんか？

立替経費計算書の記入は従業員の仕事です。電車代を切符にしていると１ヶ月まとめての処理がなかなか追いつきません。忘れてしまうからです。
｢スルっと関西｣や｢ピタパ｣といったプリペイドカード等を使って処理すると、どこに行ったかが後ですぐにわかります。効率化にはモッテコイです。

◇ クレジットカードを使ってないなんてことはありませんか？

会社で現金保有をしなければコストはびっくりするぐらいに下がります。そのスムーズな運用のためにも会社名義のクレジットカード保有は必須です。
新聞代や水道光熱費、文房具等の多くはクレジットカード決済ができます。現金を保有しなくなると同時に、現金を動かす取引をグッと減らす手法も採用しましょう。

◇ やたらと無意味に取引銀行を増やしていませんか？

取引銀行が増える＝預金口座の管理業務が増えます。経理合理化のためには極力取引銀行は絞るべきです。
資金移動の手間もなくなりますし、記帳や残高確認の作業も減ります。加えて、お金の流れを簡単に捉えることができます。

◇ ネットバンキングを使ってないなんてことはありませんか？

銀行に行かなくても会社を運営できる時代です。インターネットバンキングを使いこなせれば銀行に行って待たされる無駄もないですし、多くの銀行ではネットバンキングの方が手数料が安くなっています。
通帳自体を発行しない金融機関も増えてきていますが、これによって記帳も不要になります。パソコンの画面をアウトプットすれば通帳になるからです。

◇ 領収書や請求書を台紙に貼ったりして、無駄な時間を使ってませんか？

会計処理が終わった領収書や請求書等を一枚一枚時間をかけて綺麗に台紙に貼り付けている会社は実に多いですが、誰の役にも立ちません。しいて言うなら税務署だけです。
証拠書類なので保管の必要性はありますが、どこにファイルされているかが分かればそれで問題ないのです。
ちなみに経理関係の書類は内容や支払先別に分けるより支払順にファイルし、どんな内容であっても支払明細書として一つに纏めるのがベターです。

◇ 会計ソフトを導入してないなんてことはありませんか？

(経理関係の仕事をする人の人件費＋会計事務所顧問料)が粗利益額の2%を超えている会社は、早急かつ徹底的な見直しが必要だと思われます。
そのためには自社に会計ソフトを導入しなければ話が始まりません。世の中にはいっぱい会計ソフトがあります。正直なところ、どれでもいいと思います。みんな一定の性能を満たしていますので、複数の会計ソフトを使う幣事務所の感覚でいうと、技術的な差はそれほどありません。
｢そんなに差はないけれどその中でもお勧めは？」と聞かれると我々は｢弥生会計｣をお勧めしています。すごく個人的な感想なのですが、会計ソフト初心者の方には使い勝手がいいように思っています。もちろん会計王が大好きという方もいらっしゃいますし、ＪＤＬがいい！という方も大勢いらっしゃいます。いくつかお試しになられてもいいかと思います。

◇ 変に黒字決算にこだわっていませんか？

税理士報酬維持のためか、やたら黒字決算にこだわる税理士がいるのも事実です。
でも一番大事なのは、会社の実態が黒字か赤字かをしっかり認識することです。
売上に貢献するところにお金を使っているか、言い換えると、売上に貢献しない経理や税理士等のコストに多くを費やしていないか、しっかりチェックすべきです。

◇ 以前に契約した生命保険や年金をほったらかしにしてませんか？

生命保険や年金は、怪我や病気や死亡だけに効果を発揮するだけではありません。
得するのは個人だけではないんですね。うまく使えば企業防衛にも役立ちますし、福利厚生や税金対策・資金プールとしてもすごく有効な戦略になりえます。
退職や事業廃止、生涯全体を見越した最適な保険の利用は経営者や従業員のみならず会社のためにもなります。技術とノウハウとお客様満足に長けたコンサルタントが近くにいれば相談してみて下さいね。