所得税法上の規定

旅費に対して、所得税が非課税となるものは以下のものです。

【出張に関する規定】

①勤務する場所を離れてその職務を遂行するために行う旅行に必要な支出に充てるため支給される金品で
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②その旅行について通常必要と認められるもの。

【転勤に関する規定】

①転任に伴う転居のために行う旅行に必要な支出に充てるため支給される金品で
’
②その旅行について通常必要と認められるもの。

【この規定の留意点】

①役員・従業員に支払う旅費が、所得税法上で非課税とされるものは、「職務遂行目的の出張」「転勤のための旅費」に限定されます。
（例示）
・単身赴任者が単に帰宅するために支払う旅費等は、職務遂行目的がないために、所得税が非課税となる旅費には該当しません。
・単身赴任者が、会社の会議等のため職務遂行上の必要に基づく旅行を行い、これに付随して帰宅する場合に支払われる旅費は、通常必要と認められる範囲で所得税が非課税となります。

②非課税とされる旅費とされるものは、実費部分であるために、旅費として支出したことを証明する領収書等が必要となります。

③出張の多い従業員や単身赴任者が帰宅する費用補助として、毎月定額の出張費や帰宅費を支払っている場合には、所得税が非課税となる旅費には該当しません。

 

通常必要と認められる金額

旅費として「通常みとめられる金額」についての明確な金額限度は存在しません。「通常認められる金額」は、以下の事項を考慮して、決定したものであれば所得税が非課税となります。

 その旅行の目的、目的地、行路若しくは期間の長短、宿泊の要否、旅行者の職務内容及び地位等からみて、その旅行に通常必要とされる費用の支出に充てられると認められる範囲内の金品をいいます。
この範囲内の金額に該当するかどうかの判定に当たっては、次に掲げる事項を勘案する必要があります。
’
（1）　その支給額が、その支給をする役員及び使用人の全てを通じて適正なバランスが保たれている基準によって計算されたものであるかどうか。
’
（2）　その支給額が、その支給をする使用者等と同業種、同規模の他の使用者等が一般的に支給している金額に照らして相当と認められるものであるかどうか。

【この規定の留意点】

・出張等に係る交通費、宿泊費等について常識的な範囲を超えないことが必要です。

・出張等を行う方の職務の内容や地位を考慮して、差別化することは可能です。
ただし、差別化の程度についても適正なバランスが必要となります。

・同じ会社内で、同じ地位にある方で、極端な違いがある場合には、所得税が課税される可能性もあります。

・同業種・同規模の会社での常識を超えるような旅費支給については、常識を超える部分について、所得税が課税される可能性があります。

【参考となる金額】

国家公務員には「国家公務員等の旅費に関する法律」という規定があって、この規定に基づいて旅費等が支給されています。

この規定（別表）にある金額は、常識の範囲以内で作成されているものですので、これらを参考として、会社の金額を勘案することも一案ではないかと思います。

 

旅費規程を作成する場合の取り扱い

１．旅費規程を作成する場合のメリット

旅費規程を作成し、旅費支給額を定めている場合には以下のメリットが生じます。

①事務処理の簡略化が可能となります。

会社で旅費規程を整備し、旅費支給額を定めていれば、
役員や従業員が出張した場合に、「交通費、宿泊費等を実費精算する」ことに代えて、
「旅費規程に記載された支給額」を旅費として処理することができます。

この場合には、交通費や宿泊費を裏付ける領収書を集計して「旅費」を計算する必要がなくなります。この点で、事務処理の簡略化が可能となります。

②日当の支給が可能となります。

旅費規程がない場合には、旅費は実費精算となりますので、それを裏付ける領収書等の存在が必要となります。このため、領収書等の存在がない「日当」を支給した場合には、支給を受けた役員・従業員の給与とみなされ、所得税の課税対象となります。

他方、旅費規定により常識的な範囲内で、「日当の支給金額」を定める場合には、その支給額は所得税が非課税となる旅費として認められることになります。

２、旅費規定の作成上の留意点

 ①対象者は全役員・従業員にする。

旅費規定は役員を含め、全社員が対象である必要があります。特定の役員等のみを対象とした旅費規程は認められません。

②支給金額は、内容ごとに、常識的な金額を規定する。

旅費の支給金額は、交通費、宿泊費、日当等の内容ごとに、常識的な金額の範囲内で決定することが必要となります。この支給額についても、「通常みとめられる金額」の制限が課せられますので、常識的な金額での規定が必要となります。

③旅費規定については、適切な意思決定機関の承認を受ける。

旅費規程を作成した後には、株主総会、取締役会等の意思決定機関の承認を受けて、会社の公式的な規定であることを証明する必要があると考えます。

③出張旅費精算書を提出しそれを保管する。

出張した場合には「出張旅費精算書」を記入、保管する等、実際に出張があったことを証明しておく必要があります。
これについての、正式書式等は有りませんが、「日時」「場所」「訪問先と担当者」「用件」等を記載しておくことが必要と考えます。
また、ホテル、タクシーの領収書などは、出張旅費精算書と一緒に保管しておくことが望ましいと考えます。

 

通常必要と認められる金額を超える旅費のリスク

旅費については、「通常必要と認められる金額」以内であれば、
・それを支払う会社での旅費として損金処理が可能となります。
・またそれを受けた役員・従業員の側でも所得税が非課税扱いすることが可能です。

旅費については、上記のように節税メリットが大きいため、役員の出張旅費等の名目で通常必要とされる金額を超えた支出を行う可能性があります。

ただし、税務調査等により、支出した金額が通常必要とされる範囲を超えている等の指摘を受けた場合には、以下のようなリスクが生じます。

１）役員・従業員の所得税課税リスク

旅費について、「通常必要とされる範囲」を超えると判断されてしまった場合には、「超える部分」について所得税が課税されます。
所得税の課税対象となる場合には、まず会社が第一義的に源泉徴収を行うことが必要となります。
税務調査が行なわれる前には、これらを非課税として扱っていたことから、「超える部分の金額」に係る源泉徴収が漏れていることとなります。

結果として、源泉徴収漏れの金額に対して、「納付漏れ金額」及びそれに係る「不納付加算税」や「延滞税」を納付しなければならない可能性があります。

２）消費税法上での会社の旅費否認リスク

会社で旅費として計上されている場合には、消費税計算において、「当該金額に係る消費税」ついては「仕入税額控除」として扱われていると思われます。

税務調査等により、旅費について、「通常必要とされる範囲」を超えると判断されてしまった場合には、「超える部分」については、給与の扱いを受けてしまいます。
給与は、消費税計算において、「当該金額に係る消費税」ついては「仕入税額控除」として扱われないために、消費税に係る税金が追加徴収される可能性があります。

３）法人税法上での会社の旅費否認リスク

会社で旅費と計上され、当該旅費が役員に係る旅費であった場合には、法人税法における損金算入否認のリスクが生じます。

税務調査等により、旅費について、「通常必要とされる範囲」を超えると判断されてしまった場合には、「超える部分」については、役員報酬の扱いを受けてしまいます。
役員報酬は、法人税計算において、「毎月一定金額を超える支給額」については、損金として認められないために、法人税に係る税金が追加徴収される可能性があります。

旅費については、「通常必要とされる範囲」であれば、各種メリットがあります。
反面、「通常必要とされる範囲」を超えて支給された場合には、上記のようなリスクも存在します。

このため、旅費として支給する場合には、あくまで常識的な範囲に留めることが必要となる点に注意して下さい。