税理士事務所がよく使う「エクセル印刷Q&A」

この記事を要約すると・・・・

エクセルの印刷方法
エクセルのページ設定方法
エクセルの計算式のサンプル事例
エクセルでよく悩む事例集

こんにちは、大阪・神戸・京都・姫路等で税理士をやってる佐藤です。
会計事務所って意外かもしれませんがエクセルを多用します。多用しないとやっていけません。入社面接の際にエクセルスキルを聞くケースもしばしばです。そんな税理士事務所のノウハウをご提供します。エクセル初心者の方、エクセルを使いこなせないと仕事先がない人、エクセル嫌いな人のためのQ&Aです。これで使いこなせれば、素敵な未来が待ってるはず！

お困り相談

①エクセルの印刷イメージを印刷前に確認したいのですが、どのようにしたらいいですか？

②エクセルを印刷する方法を教えて下さい。

ご回答

①印刷前に印刷イメージを確認する「印刷プレビュー」機能をご紹介致します。

また、印刷プレビュー画面の拡大・縮小の方法もご紹介いたします。

②エクセルの印刷方法をご紹介致します。

また、「よく使うプリンター」を「通常使うプリンター」に設定する方法をご紹介いたします

使用例

①「印刷プレビュー」機能を使用すると、印刷前に「印刷イメージ」を確認することができます。

②印刷プレビュー画面の拡大・縮小を行うことにより、「印刷画面全体のイメージ」や「印刷画面の一部のイメージ」を確認できます。

③印刷を実行します。

また、「よく使うプリンター」を「プリンター選択の最初に表示する方法」である「通常使うプリンター」として設定する方法をご紹介致します。

印刷イメージ（印刷プレビュー画面）の確認

印刷プレビュー画面により、印刷イメージを確認します。

【印刷プレビュー画面の開き方】

[Office] ボタンをクリックします。
[印刷] にマウスポインターを合わせて、
[印刷プレビュー] をクリックします。

印刷イメージの拡大・縮小

印刷プレビュー画面の拡大・縮小を行うことにより、「エクセル全体の印刷イメージ」や「エクセルの一部分の印刷イメージ」を確認します。

[拡大・縮小方法]

印刷プレビュー画面の「ズーム」リボンを押すと、印刷プレビュー画面が縮小、拡大されます。

印刷プレビュー画面を閉じる

印刷プレビュー画面を閉じて、元のエクセル画面に戻るには、「印刷プレビューを閉じる」をクリックします。

印刷の実行

①印刷プレビュー画面から印刷を実行するには、印刷プレビュー画面の「印刷」リボンをクリックします。

②「印刷」リボンをクリックすると、印刷画面が出てきます。

印刷画面で、印刷する「プリンターを選択」します。

選択後に、「OK」ボタンをクリックします。

通常使うプリンターの設定

印刷画面で「最初に表示されるプリンター」を「通常使うプリンター」といいます。

「一番よく使うプリンター」を「通常使うプリンター」として設定しておくと、印刷画面の最初に「通常使うプリンター」が表示されますので、印刷する度にプリンターを選択する手間が省け、効率的です。

通常使うプリンターに設定する方法

①PC画面の左下の「Windows」マークにマウスポインターをあて、マウスの右ボタンをクリックします。

②「スタートアップ画面」が出てきます。

③この画面の「ディバイスとプリンター」を選択します。

④「ディバイスとプリンター画面」が出てきます。

⑤上記画面の「プリンターとFAX」の内、「通常使うプリンターに設定するプリンター」にマウスポインターをあて、マウスの右ボタンをクリックします。

⑥「プリンター関連項目の画面」が出てきますので、この中の「通常使うプリンターに設定する」を選択します。

⑦通常使うプリンターに設定されると、プリンターに「緑のチェックマーク」が付きます。

お困り相談

①「横に長いエクセル」なので、「縦方向の印刷」では、上手く印刷できません。
「縦方向の印刷」を「横方向の印刷」に変更するにはどのようにしたら良いですか？

②Ａ４で印刷すると小さすぎて、文字や数字が読めません。Ａ３で印刷するにはどのようにしたらいいですか？

ご回答

①縦方向の印刷を横方向の印刷に変更する設定（印刷方向の変更）をご紹介いたします。

②Ａ４での印刷をＡ３に変更する設定（印刷の用紙サイズを変更する設定）をご紹介いたします。

使用例

①印刷方向の変更

エクセルのデータが横に長い場合には、縦方向の印刷では、横のサイズを基準として縮小されますので、全体が小さくなり、記載されている文字や数字が読み取れなくなってしまいます。

このような場合には、「印刷方向」を「横」に変更して印刷することが適しています。

②印刷の用紙サイズを変更

「縦と横に長いエクセル」では、Ａ４用紙で印刷する場合には縮小されすぎ、文字や数字が読めなくなる場合があります。このような場合には、用紙サイズ自体をＡ３に変更することにより、見やすい印刷ができるようになります。

1.印刷方向の変更

　手順１：「印刷プレビュー画面」を開きます。

[Office] ボタンをクリックします。
[印刷] にマウスポインターを合わせて、
[印刷プレビュー] をクリックします。

手順２：印刷の向きの設定を変更します。

「ページ設定」リボンを開きます。
「ページ設定」画面の「ページ」タブが開きます。
「印刷の向き」が現在「縦」になっているのを、「横」に変更します。
「ＯＫ」ボタンを押します。

手順３：印刷の向きが横向きに変更されます。

2.用紙サイズの変更

手順１：「印刷プレビュー画面」を開きます。

[Office] ボタンをクリックします。
[印刷] にマウスポインターを合わせて、
[印刷プレビュー] をクリックします。

手順２：用紙サイズの設定を変更します。

「ページ設定」リボンを開きます。
「ページ設定」画面の「ページ」タブが開きます。
「用紙サイズ」が、現在「Ａ４」になっているのを、「Ａ３」に変更します。
「ＯＫ」ボタンを押します。

手順３：印刷用紙がＡ３に変更されます。

お困り相談

印刷したいものが１枚で収まりきらない場合、手動で印刷範囲を変更するのは面倒です。こんな場合、最もお手軽に、比較的見やすい形で印刷する方法はありますか？

ご回答

印刷したいものが、「横に長い場合」や「縦に長い場合」には、「縦か横かの短い方」を１ページに収めて、「他方」を複数ページに自動調整して印刷する方法をご紹介致します。

この方法が不向きな場合

縦、横の両方が１ページに収まりきらない様な場合には、単なる縮小印刷となってしまいますので、このような場合には、この方法は不向きです。

⇒このような場合には、「手動で印刷範囲を設定する方法」で印刷します。

使用例のご紹介

1.エクセルが縦に長い場合

横を１ページに収め、縦は複数枚にわたって自動的に調整し印刷します。

2.エクセルが横長の場合

縦を１ページに収め、横は複数枚にわたって自動的に調整し、印刷します。

自動調整印刷の手順

　手順１：「印刷プレビュー画面」を開きます。

[Office] ボタンをクリックします。
[印刷] にマウスポインターを合わせて
[印刷プレビュー] をクリックします。

手順２：「ページ設定リボン」を選択します。

「ページ設定リボン」をクリックすると、下記「ページ設定」画面が出てきます。

手順３：ページタブを開きます。

ページ設定画面で「ページ」タブを開きます。
（最初のタブなので、自動的にこの画面になると思います。）

手順４：印刷の向きを設定します。

用紙に対して「縦方向に印刷する」か「横向きに印刷する」のかを選択します。

手順５：「次のページに合わせて印刷」を選択します。

拡大縮小の箇所の設定について
「次のページに合わせて印刷」を選択します。

手順６：１枚に収めたい方向が「横」か「縦」を決定します。

縦長の場合には、「横」を１枚に収めるように設定します。

横長の場合には、「縦」を１枚に収めるように設定します。

手順６－①：１枚に収めたい方向を「横」に設定する場合

・「横」の設定を「１」とします。

・「縦」の設定は、「Del」キーで空欄にして置きます。
（縦のページ数を指定する場合には、そのページ数を選択します。）

・「OK」ボタンをクリックします。

手順６－②：１枚に収めたい方向を「縦」に設定する場合

・「縦」の設定を「１」とします。

・「横」の設定は、「Del」キーで空欄にして置きます。
（横のページ数を指定する場合には、そのページ数を選択します。）

・「OK」ボタンをクリックします。

手順７：印刷を実行します。

お困り相談

印刷したいものが１枚で収まりきらない場合、手動で印刷範囲を設定したい場合に、便利な印刷機能はありますか？

ご回答

印刷したいものが、「縦にも横にも長い」場合には、複数枚にわたって印刷する必要があります。このような場合、「用紙1ページに収めたい範囲」を手動で指定できる機能をご紹介致します。

この方法が不向きな場合

印刷したいものが、「縦」か「横」のいずれか一方のみに長い場合には、「印刷範囲を自動調整して印刷する方法」を利用した方が、より簡単に印刷することができます。

このような場合には、「手動での調整」ではなく「自動調整の方法」がオススメです。

使用例

下記のような場合には、倍率100％で印刷しようとすると、４枚に分かれて印刷されます。ただ、自動的にページ区切りが入るため、用紙１枚に収まる範囲がおかしくなってしまいます。このような場合には、「改ページ」機能を使い、自分の好みの場所でページを改訂します。

手動調整印刷の手順

手順１：「印刷プレビュー」画面を開き、現状の印刷状況を確認します。

「印刷プレビュー」画面を開くと、上記「使用例」で示したような印刷状況が表示されます。
改ページ位置が気に入らないので、下記の「改ページプレビューの操作」手順にしたがって、改ページ位置を変更してください。

【印刷プレビュー画面の開き方】

[Office] ボタンをクリックします。
[印刷] にマウスポインターを合わせて
[印刷プレビュー] をクリックします。

手順２：「改ページプレビュー」画面を開きます。

「改ページプレビュー」画面を開くと、現在の改ページ位置を確認することができます。改ページ位置が気に入らないので、下記の「改ページプレビューの操作」手順にしたがって、改ページ位置を変更してください。

【改ページプレビュー画面の開き方】

[表示]タブを選択し、
[改ページプレビュー]リボンを選択します。

手順３：「改ページプレビュー」の操作

【１．各パーツの説明】

・改ページプレビューに表示される数字：ページ番号を示しています。

・青点線: 自動的に設定される改ページの位置です。

・青実線:手動で設定した改ページ位置です。

⇒「青点線」を動かした場合には、「青実線」に変わります。

【２．初めの画面】

改ページプレビュー画面を開いた場合には、下図のように、「青点線」により、自動的に改ページがなされ、ワークシートが複数ページに分割されます。（通常は、拡大縮小倍率100％で自動改ページがなされます。）

【３．改ページ位置の変更】

改ページ位置を変更するには、目的の改ページをドラッグします。

たとえば、「IとJの間にある青点線」を「最終列」までドラッグします。また、「58と59の間にある青点線」を「40と41の間」までドラッグします。ドラッグした点線は、手動改ページになり、実線に変わります。この結果、印刷範囲が、１ページと２ページに収まります。

改ページを手動で設定した後は、「印刷プレビュー」画面で、印刷ページを確認します。

【４．改ページの挿入】

改ページを挿入したい場合には、「任意の場所」を「マウスの右ボタン」でクリックし、[改ページの挿入] をクリックします。

【５．改ページを削除する】

挿入・変更した改ページ位置が気に入らない場合は、「任意の場所」を「マウスの右ボタン」でクリックし、[すべての改ページを削除] をクリックします。

【６．印刷範囲から除外する】

ある範囲を印刷したくない場合には、印刷範囲の外枠の青実線を内側にドラッグします。

ドラッグにより削除した部分は、灰色に塗りつぶされ、印刷されなくなります。

たとえば、下図のJ列K列L列を印刷範囲から除外する場合には、右端の青実線を「IとJの間」にドラッグします。

お困り相談

エクセルシートの内、一部の範囲だけ印刷する方法はありますか、あればその方法を教えてください。

ご回答

①エクセルシートの全体ではなく、一部だけを印刷する方法として、「印刷範囲の指定」方法をご紹介いたします。

②エクセルシート全体ではなく、一部だけを印刷する方法として、「エクセルの一部を非表示にして印刷する」方法があります。この方法は、「印刷が不要な部分」を「非表示」とし、その後は通常の印刷手順に従って印刷する方法です。

使用例

①下図のように、エクセルシート全体ではなく、一部の範囲（赤線で囲った表１の部分）だけを印刷しようとする場合には、「印刷範囲の指定」機能を利用します。
この機能により、お好きな部分だけを印刷することができます。

②下図のように、エクセルシート全体ではなく、一部の範囲（赤線で囲った表１及び表３の部分）だけを印刷しようとする場合には、「非表示」機能を利用して印刷することで、簡単に印刷ができます。

１-①．「印刷範囲の指定」機能を使った印刷方法

例）「印刷範囲の指定」機能を利用し、表１のみ印刷します。

手順１：「ページレイアウト」タブを選択します。

手順２：印刷したい範囲を選択します。

【印刷範囲選択の方法】

「最初のセル」（表１と記載されているセル）を選択します。
マウスの左ボタンを押し続けたまま、
表１の「最後のセル」（表の右下端のセル）までマウスを移動させます。
「最後のセル」まできたら、マウスの左ボタンを離します。
印刷したい範囲が「薄い青」で表示されます。

手順３：印刷範囲の設定を行います。

【印刷範囲の設定】

「印刷範囲」リボンをクリックします。
「印刷範囲の設定」、「印刷範囲のクリア」が表示されますので、
「印刷範囲の設定」を選択します。

手順４：印刷プレビュー画面で、印刷状況を確認します。

表１のみ印刷され、表２や表３は印刷されません。

1-②．印刷範囲の設定を解除する。

印刷範囲を設定した後に、設定した印刷範囲を解除したい場合には、「印刷範囲のクリア」機能を使います。

手順１：「ページレイアウト」タブを選択します。

手順２：印刷範囲の解除を行います。

【印刷範囲のクリア】

「印刷範囲」リボンをクリックします。
「印刷範囲の設定」、「印刷範囲のクリア」が表示されますので、
「印刷範囲のクリア」を選択します。

手順３：印刷プレビュー画面で、印刷状況を確認します。

印刷範囲の設定が解除され、表１・表２・表３が再び印刷されるようになります。

２-①．「非表示」機能を利用した印刷

例）「非表示」機能を利用して（表２を非表示にして）、表１及び表３だけを印刷します。

手順１：非表示範囲の選択

表２の「最初のセルの左横の行番号」（「２３」と書いている行番号）を選択します。
マウスの左ボタンを押し続けたまま、
表２の「最後のセルの左横の行番号」（「４２」と書いている行番号）までマウスを移動させます。
「最後の行番号」まできたら、マウスの左ボタンを離します。
非表示にしたい範囲が「薄い青」で表示されます。

手順２：非表示にする。

手順１で「選択した印刷範囲内（どの場所でも良いです）」にマウスポインターを置き、
マウスの右ボタンを押します。
下図のような画面が表示されますので、
画面の中の「非表示」を選択します。

手順３：エクセルから表２が表示されなくなります。

手順４：この状態で印刷プレビューを確認します。

表２が表示されず、表１と表３のみが印刷されます。

２-②．「非表示」の部分を「再表示」する方法

例）「非表示」となっている表２を再表示します。

手順１：非表示範囲の確認

行の番号、列の英数字がとんでいる場合、何らかの行や列が非表示になっていることを示しています。

このような非表示となっている部分を再表示するためには、まず、非表示となっている場所を探す必要があります。

下図では、エクセルの行が「２２」から「４３」にとんでいます。
これは、この部分が、「非表示」となっていることを示しています。
この部分を再表示の対象とします。

手順２：再表示範囲の選択

マウスポインターを[「２２」と書いている行番号]に置きます。
マウスの左ボタンを押し続けたまま、
[「４３」と書いている行番号]までマウスポインターを移動させます。
[「４３」と書いている行番号]まできたら、マウスの左ボタンを離します。
再表示にしたい範囲が「薄い青」で表示されます。

手順３：再表示する。

手順２で「選択した印刷範囲内（どの場所でも良いです）」にマウスポインターを置き、
マウスの右ボタンを押します。
下図のような画面が表示されますので、
画面の中の「再表示」を選択します。

手順４：エクセルで表２が再表示されます。

お困り相談

エクセルの表で、最初の行に見出をつけています。表が縦長のため、印刷をすると複数のページになります。このような場合、１ページ目の最初の行の見出を、２ページ目以降にも印刷するにはどうしたら良いのでしょうか？

ご回答

複数ページを印刷する場合、「特定の行や列」をどのページにも常に表示して印刷する方法をご紹介致します。

使用例

下図のような場合、「商品名、数量、単価、金額のタイトル行」は１ページ目には、印刷されますが、２ページ目には印刷されません。このタイトル行を２ページ目にも、印刷する場合に、この機能を使います。

タイトル行、タイトル列の設定

手順１：印刷タイトル画面を開く

「ページレイアウト」タブを選択します。
「印刷タイトル」リボンを選択します。
ページ設定の「シート」画面が出てきます。

手順２-１．タイトル行の設定

例）エクセルの「２行目」をタイトル行に設定します。

①「印刷タイトル」の「タイトル行」の「右端のボタン」を選択します。

②上記①を選択すると、「タイトル行を入力する細長い画面」が出てきます。
この状態で、エクセルの「２行目」にカーソルをあわせると、入力画面に「＄２：＄２」と自動的に入力されます。
自動入力されたら、「Enter」キーを押します。

③「Enter」キーを入力すると、「タイトル行」に「＄２：＄２」が入力された状態で、「前画面」が再び出てきます。
「前画面」が出たら、「OK」ボタンを選択します。

④以上により、印刷した場合、どのページにも、常にエクセルの「２行目」が「タイトル行」として表示されるようになります。

手順２-2．タイトル列の設定

例）エクセルの「Ｂ列」「Ｃ列」をタイトル行に設定します。

①「印刷タイトル」の「タイトル列」の「右端のボタン」を選択します。

②上記①を選択すると、「タイトル列を入力する細長い画面」が出てきます。
この状態で、エクセルの「Ｂ列」「Ｃ列」にカーソルをあわせると、入力画面に「＄Ｂ：＄Ｃ」と自動的に入力されます。
自動入力されたら、「Enter」キーを押します。

③「Enter」キーを入力すると、「タイトル列」に「＄Ｂ：＄Ｃ」が入力された状態で、「前画面」が再び出てきます。
「前画面」が出たら、「OK」ボタンを選択します。

④以上により、印刷した場合、どのページにも、常にエクセルの「Ｂ列」「Ｃ列」が「タイトル列」として表示されるようになります。

お困り相談

①エクセルの上段欄外に、「表題」「作成日付」「ページ番号」などを記入したいのですが、どのようにすればよいですか？

②エクセルの下段欄外に、「表題」「作成日付」「ページ番号」などを記入したいのですが、どのようにすればよいですか？

ご回答

①エクセルの上段欄外に、「表題」「作成日付」「ページ番号」等を自動的に記入する方法として、「ヘッダー」の設定機能があります。このでは、この機能をご紹介致します。

②エクセルの下段欄外に、「表題」「作成日付」「ページ番号」等を自動的に記入する方法として、「フッター」の設定機能があります。このでは、この機能をご紹介致します。

使用例

①下図のように、エクセルの上段欄外（ヘッダー部分）に「作成日付」「表題」「ページ番号/総ページ数」を自動的に記入するように設定することができます。

また、これらは、それぞれのページに常に表示されるものですので、２ページ目にも同様の事項が自動的に記載されます。

②下図のように、エクセルの下段欄外（フッター部分）に「作成日付」「表題」「ページ番号/総ページ数」を自動的に記入するように設定することができます。

また、これらは、それぞれのページに常に表示されるものですので、２ページ目にも同様の事項が自動的に記載されます。

ヘッダーの設定

手順１：ヘッダー入力画面を開きます。

「挿入」タブをクリックします。
「ヘッダーとフッター」リボンをクリックします。
「デザイン画面」が開きます。

手順２：ヘッダーの入力。

【１．ヘッダー入力位置の決定】

ヘッダー入力位置は、左・中央・右の３箇所から選べます（複数選択も可能です）。

入力したい箇所が決まれば、その箇所にマウスポインターを移動させ、クリックして下さい。

【２、ヘッダー入力内容】

ヘッダーに入力できる事項は、「直接文字入力する」ことも可能ですし、「定型項目を入力する」ことも可能です。また、入力した文字の字体、大きさ、色等を変更することも可能です。

①直接文字入力する場合

入力したい箇所に直接文字を入力します。

②定型項目の入力

定型項目としては、「ヘッダーフッターの要素にある項目」を入力することができます。

「入力したい箇所」を一旦マウスでクリックし、
その後「ヘッダーフッターの要素」の内「記入したい項目」をクリックして下さい。

※「ページ番号」、「総ページ数」については、間に「/（スラッシュ）」を直接入力することにより、【１/２】というような表示が可能です。

③入力項目のデザイン

入力項目につきましては、字体、大きさ、色等を変更することができます。

「変更したい文字」の先頭にマウスを置き、マウスの左ボタンを押します。
マウスの左ボタンを押したまま、「変更したい文字」の最後までマウスを移動させます。
最後までマウスを移動させたら、マウスの左ボタンを離します。
この操作により、変更したい範囲が「黒色」で塗りつぶされます。（変更範囲の選択）
この状態で、「Home（ホーム）」タブを選択し、「変更したい項目」を選択し、変更します。

④印刷プレビュー画面の確認

印刷プレビュー画面で確認すると、「シート名」である「５月売上データ」が１ページ目及び２ページ目のヘッダー部分に自動的に記載されています。

ヘッダー画面の解除

ヘッダー画面を通常のエクセル画面に戻します。

「表示」タブを選択します。
現状の設定は、「ページレイアウト」の設定になっています。
「標準」のレイアウトを選択します。
通常のエクセル画面に戻ります。

フッターの設定

手順１：フッター入力画面を開きます。

「挿入」タブをクリックします。
「ヘッダーとフッター」リボンをクリックします。
「デザイン画面」が開きます。（ここまでは、ヘッダー入力画面を開く場合と同じです。）
デザイン画面の「フッターに移動」リボンを選択します。

手順２：フッターの入力。

ヘッダーの入力と同様です。

フッター画面の解除

ヘッダーの入力と同様です。

お困り相談

①エクセルの枠線を印刷に含めるには、どのようにしたらよいですか？

②エクセルの行番号・列番号を印刷に含めるには、どのようにしたらよいですか？

ご回答

①エクセルの枠線を自動的に印刷する方法（枠線印刷設定）をご紹介致します。

②エクセルの行番号・列番号を自動的に印刷する方法（見出印刷設定）をご紹介致します。

使用例

枠線や行番号・列番号を印刷しない場合には、文字・数字等のみが印刷されます。

①「枠線印刷設定」を行うことにより、エクセルの枠線が自動的に印刷されます。

②「見出印刷設定」を行うことにより、行番号・列番号が自動的に印刷されます。

③「枠線印刷」「見出印刷」の両方の設定を行うことにより、行番号・列番号が自動的に印刷されるとともに、エクセルの枠線も自動的に印刷されます。

枠線印刷設定

エクセルで文字・数字が入力されている部分につき、枠線を自動的に印刷することができます。
エクセル自体に枠線を設定する必要はなく、印刷機能を使って枠線を印刷することができます。

【枠線印刷設定】

「ページレイアウト」タブを選択します。
「枠線」リボンの「印刷」にチェック（✔）を入れます。

【印刷プレビュー画面での確認】

印刷プレビュー画面で、印刷確認を行うと、枠線が自動的に記入されています。

行番号・列番号の印刷設定

エクセルで文字・数字が入力されている部分につき、行番号・列番号を自動的に印刷することができます。

【行番号・列番号印刷設定】

「ページレイアウト」タブを選択します。
「見出し」リボンの「印刷」にチェック（✔）を入れます。

【印刷プレビュー画面での確認】

印刷プレビュー画面で、印刷確認を行うと、行番号・列番号が自動的に記入されています。

枠線印刷＆行番号・列番号の印刷設定

エクセルで文字・数字が入力されている部分につき、「枠線」及び「行番号・列番号」を自動的に印刷することができます。

【枠線印刷＆行番号・列番号印刷設定】

「ページレイアウト」タブを選択します。
「枠線」リボンの「印刷」にチェック（✔）を入れます。
「見出し」リボンの「印刷」にチェック（✔）を入れます。

【印刷プレビュー画面での確認】

印刷プレビュー画面で、印刷確認を行うと、枠線及び行番号・列番号が自動的に記入されています。